Cách Tạo Zoom Meeting Dễ Dàng Nhất?

Zoom Meeting là một phiên hội nghị trực tuyến được khởi tạo trên nền tảng Zoom, cho phép nhiều người kết nối qua video, âm thanh và chia sẻ màn hình theo thời gian thực. Việc tạo một cuộc họp trên Zoom yêu cầu thiết lập các tham số cơ bản như tên phòng, thời gian, mã Meeting ID, mật khẩu và quyền truy cập cho người tham dự.

Vậy Cách tạo Zoom Meeting như thế nào? Hãy cùng adshopkeys.com tìm hiểu nhé. Ngoài ra nếu muốn =>> Nâng cấp Zoom thì đừng ngần ngại liên hệ ngay với mình để upgrade dịch vụ nhé.

1. Cách Tạo Zoom Meeting?

Hiện tại Zoom cung cấp hai cách chính để tạo một cuộc họp:

Meeting Tức Thì (New Meeting): Tạo một cuộc họp ngay lập tức để sử dụng ngay. Phù hợp cho các cuộc gọi nhanh, không cần chuẩn bị trước.
Lên Lịch Cuộc Họp (Schedule): Thiết lập một cuộc họp cho tương lai. Đây là cách làm chuyên nghiệp và phổ biến nhất, cho phép bạn tùy chỉnh mọi thông số và gửi lời mời từ trước.

OK chúng ta sẽ đến từng loại 1:

* Cách tạo ZoomMeeting Tức Thì (New Meeting):

Với Zoom Meeting tức thì, bạn KHÔNG CẦN SETUP GÌ CẢ mỗi khi nhấn nút. Thay vào đó, bạn chỉ cần SETUP MỘT LẦN DUY NHẤT cho “khuôn mẫu” mà cuộc họp tức thì sẽ sử dụng. Khuôn mẫu đó chính là ID Cuộc họp Cá nhân (PMI) của bạn.

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom -> Tab Meetings -> Chọn Personal Meeting ID -> Nhấn Edit.

Bước 2:

– Bảo Mật (Bắt Buộc):

Passcode (Mật khẩu): Thiết lập: BẬT và đặt một mật khẩu.
Lý do: Đây là lớp khóa đầu tiên. Không có mật khẩu, bất kỳ ai có ID của bạn đều có thể vào.

– Waiting Room (Phòng chờ):

Thiết lập: BẬT.
Lý do: Đây là lớp khóa quan trọng nhất. Nó cho phép bạn kiểm soát chính xác ai được vào phòng, kể cả khi họ có mật khẩu. Bạn phải đích thân bấm “Admit” (Chấp nhận) họ mới vào được.

– Trải Nghiệm (Nên Thiết Lập)

Video > Participants (Video của Người tham dự): Thiết lập: TẮT (Off).
Lý do: Ngăn chặn sự hỗn loạn và các hình ảnh không mong muốn khi người khác đột ngột vào họp. Họ có thể tự bật camera của mình sau.

– Advanced Options > Mute participants upon entry (Tắt tiếng người tham gia khi vào họp):

Thiết lập: BẬT.
Lý do: Giữ cho cuộc họp được yên tĩnh, tránh tạp âm từ môi trường của người mới tham gia. Họ có thể tự bật micro khi cần nói.

* Cách tạo Zoom Meeting Lên Lịch Cuộc Họp (Schedule):

Bước 1: Mở Ứng Dụng Zoom và Bắt Đầu Lên Lịch

Mở ứng dụng Zoom đã được cài đặt trên máy tính của bạn (PC hoặc Mac).
Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn.
Tại màn hình chính (tab Home), bạn sẽ thấy 4 biểu tượng lớn. Hãy nhấp vào biểu tượng có hình lịch: Schedule (Lên lịch).

Một cửa sổ mới có tên Schedule Meeting sẽ hiện ra. Đây là nơi chúng ta sẽ thiết lập mọi thứ.

Bước 2: Thiết Lập Các Tham Số Cơ Bản Của Cuộc Họp

Đây là phần quan trọng nhất, quyết định các thông tin cốt lõi của cuộc họp.

– Topic (Chủ đề / Tên phòng họp): Đặt tên cho cuộc họp của bạn. Tên này sẽ hiển thị trong lời mời và trong danh sách cuộc họp của người tham dự.

Cách làm: Nhập một cái tên rõ ràng, chuyên nghiệp.

Nên: Họp Triển Khai Dự Án ABC – 14/08/2025, Lớp Học Marketing Online – Buổi 1, Thảo Luận Nhanh Về Báo Cáo Quý 3.
Không nên: họp, zoom của tôi, meeting.

– Date & Time (Ngày & Giờ): Thiết lập thời gian bắt đầu cuộc họp.

Cách làm:

Start: Chọn ngày và giờ bắt đầu. Hãy chú ý đến định dạng AM (buổi sáng) và PM (buổi chiều).
Duration: Chọn thời lượng dự kiến của cuộc họp (ví dụ: 1 giờ, 30 phút).

Lưu ý quan trọng: Với tài khoản Zoom miễn phí (Basic), cuộc họp nhóm (từ 3 người trở lên) sẽ bị giới hạn thời lượng 40 phút. Zoom sẽ hiển thị một cảnh báo về điều này. Nếu cần họp lâu hơn, bạn phải nâng cấp tài khoản hoặc kết thúc cuộc họp và vào lại bằng link cũ.

Time Zone: Múi giờ. Mặc định, Zoom sẽ tự động chọn múi giờ của máy tính bạn (ví dụ: (GMT+7:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta). Hãy kiểm tra lại để chắc chắn nếu bạn làm việc với người ở múi giờ khác.
Recurring meeting (Cuộc họp định kỳ): Đánh dấu vào ô này nếu bạn muốn cuộc họp lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng (ví dụ: lớp học cố định vào 9:00 sáng thứ Năm hàng tuần).

Bước 3: Thiết Lập Mã Cuộc Họp (Meeting ID)

Đây là “địa chỉ” của phòng họp. Người tham dự sẽ dùng mã này để truy cập.

Mục đích: Chọn loại ID cho cuộc họp của bạn.

Cách làm: Zoom cho bạn 2 lựa chọn:

– Generate Automatically (Tạo tự động): Luôn luôn ưu tiên sử dụng lựa chọn này cho các cuộc họp quan trọng, có tính bảo mật như họp với khách hàng, đối tác, phỏng vấn, lớp học.

Lý do: Mỗi cuộc họp sẽ có một ID và mật khẩu ngẫu nhiên, khác nhau. Người không có link mời sẽ không thể “đoán” ra ID để vào phòng họp của bạn.

– Personal Meeting ID (PMI – ID Cuộc họp Cá nhân): Chỉ nên dùng cho các cuộc họp nhanh, nội bộ với những người bạn tin tưởng tuyệt đối (ví dụ: gọi nhanh cho một đồng nghiệp thân thiết).

Lý do: PMI là một ID cố định, không thay đổi cho tài khoản của bạn. Nếu ID này bị lộ ra ngoài, bất kỳ ai cũng có thể cố gắng truy cập vào tất cả các cuộc họp mà bạn tạo bằng PMI. Hãy cẩn trọng khi sử dụng.

Bước 4: Thiết Lập Bảo Mật (Security)

Đây là các “lớp khóa” để bảo vệ phòng họp của bạn.

– Passcode (Mật khẩu): Yêu cầu người tham dự nhập một mật khẩu để vào họp. Đây là lớp bảo vệ cơ bản và hiệu quả nhất.

Zoom sẽ tự động tạo một mật khẩu ngẫu nhiên (ví dụ: 3aBc7X).

Bạn có thể giữ nguyên hoặc thay đổi thành một mật khẩu dễ nhớ hơn. Lời mời họp sẽ tự động đính kèm mật khẩu này.

– Waiting Room (Phòng chờ):

Đây là một “phòng chờ” ảo. Khi người tham dự truy cập, họ sẽ không vào thẳng cuộc họp mà sẽ ở trong phòng chờ này. Người chủ trì (Host) phải tự tay duyệt (Admit) cho từng người vào.

Cách làm: Luôn luôn bật (đánh dấu tick) tùy chọn này.

Lợi ích:

Kiểm soát chính xác ai được vào họp. Bạn có thể thấy tên của người đang chờ và quyết định cho vào hay không.
Ngăn chặn người lạ (Zoombombing).
Giúp bạn có thời gian chuẩn bị. Bạn có thể vào phòng họp trước, chỉnh lại mọi thứ rồi mới cho mọi người vào.

– Require authentication to join (Yêu cầu xác thực để tham gia): Đây là một tùy chọn nâng cao, yêu cầu người tham dự phải đăng nhập vào tài khoản Zoom trước khi tham gia.

Cách làm: Đối với người mới bắt đầu, bạn có thể bỏ qua tùy chọn này để tránh gây phiền phức cho người tham dự. Chỉ bật khi bạn muốn giới hạn cuộc họp trong một tổ chức nhất định (ví dụ: chỉ những ai có email @congtycuaban.com mới được vào).

Bước 5: Thiết Lập Quyền Video và Âm Thanh

Mục đích: Cài đặt trạng thái mặc định của camera (Video) và micro (Audio) khi mọi người vào họp.

Cách làm:

Host (Người chủ trì): Chọn On nếu bạn muốn camera của mình tự động bật khi vào họp. Chọn Off nếu muốn tự bật sau.
Participants (Người tham dự): Nên chọn Off. Điều này giúp cuộc họp không bị hỗn loạn bởi các hình ảnh, âm thanh ngoài ý muốn khi người khác vừa tham gia. Họ có thể tự bật camera của mình sau khi đã sẵn sàng.

Bước 6: Hoàn Tất và Lấy Thông Tin Mời Họp

– Kiểm tra lại tất cả các thiết lập từ trên xuống dưới.

– Nhấn nút Save (Lưu) ở cuối cửa sổ.

– Sau khi nhấn Save, Zoom sẽ tự động mở một cửa sổ chứa thông tin tóm tắt cuộc họp. Cách đơn giản nhất để mời người khác là:

Quay lại màn hình chính của ứng dụng Zoom.
Nhấp vào tab Meetings (Cuộc họp) ở thanh điều hướng trên cùng.
Bạn sẽ thấy cuộc họp vừa tạo trong danh sách. Hãy chọn nó.
Ở phía bên phải, nhấp vào nút Copy Invitation (Sao chép lời mời).

Bây giờ, nội dung lời mời đã được sao chép vào bộ nhớ máy tính. Bạn chỉ cần dán (Paste) nó vào Email, Zalo, Messenger, hoặc bất kỳ nền tảng nào bạn dùng để gửi cho người tham dự.

Nội dung lời mời mẫu sẽ trông như thế này:

Chủ đề: Họp Triển Khai Dự Án ABC – 14/08/2025

Thời gian: 14 Th08, 2025 09:00 SA Bangkok, Hanoi, Jakarta

Tham gia cuộc họp Zoom

https://your-company.zoom.us/j/1234567890?pwd=XYZabc…

Meeting ID: 123 456 7890

Passcode: a1b2c3

Người tham dự chỉ cần nhấp vào đường link là có thể tham gia một cách dễ dàng nhất. Xem thêm: >> Cách lấy đường link trên zoom

2. Câu hỏi thường gặp về “Cách Tạo Zoom Meeting”?

Tôi nên dùng ID cuộc họp tạo tự động hay ID cá nhân (PMI)?

Điều này phụ thuộc vào mục đích cuộc họp:

Tạo tự động (Generate Automatically): Nên dùng cho hầu hết các trường hợp, đặc biệt là các cuộc họp quan trọng, có tính bảo mật cao như họp với khách hàng, đối tác, phỏng vấn, hoặc các lớp học. Mỗi lần họp sẽ có một ID khác nhau, an toàn hơn.
ID Cá nhân (PMI): Chỉ nên dùng cho các cuộc họp nhanh, nội bộ với những người bạn hoàn toàn tin tưởng (ví dụ: gọi nhanh cho đồng nghiệp trong nhóm). Hãy xem nó như số điện thoại cá nhân của bạn, không nên đưa cho người lạ.

Câu 2: Tài khoản Zoom của tôi miễn phí, họp quá 40 phút thì phải làm sao?

Khi cuộc họp bị ngắt sau 40 phút, bạn có hai lựa chọn:

Vào lại: Tất cả mọi người có thể cùng nhấp lại vào đường link mời cũ để bắt đầu một phiên họp 40 phút mới.
Nâng cấp tài khoản: Để không bị gián đoạn, bạn có thể cân nhắc nâng cấp lên tài khoản Zoom Pro, cho phép thời gian họp kéo dài liên tục đến 30 giờ.

Người tham dự có cần tài khoản Zoom để vào họp không?

:Không bắt buộc. Người tham dự có thể vào họp trực tiếp bằng trình duyệt web bằng cách nhấp vào link mời của bạn. Tuy nhiên, việc tải ứng dụng Zoom và đăng nhập (miễn phí) sẽ mang lại trải nghiệm đầy đủ tính năng và ổn định hơn.

Tôi đã đặt lịch họp, làm thế nào để bắt đầu cuộc họp đó khi đến giờ?

Rất đơn giản. Bạn chỉ cần mở ứng dụng Zoom, vào tab Meetings (Cuộc họp), tìm đến cuộc họp đã lên lịch trong danh sách và nhấn nút Start (Bắt đầu).

Mật khẩu (Passcode) và Phòng chờ (Waiting Room) khác gì nhau, tôi có cần cả hai không?

Chúng là hai lớp bảo vệ khác nhau và bạn nên dùng cả hai.

Mật khẩu giống như chìa khóa để mở cửa.
Phòng chờ giống như một người lễ tân, dù khách có chìa khóa nhưng vẫn phải đợi bạn cho phép mới được vào nhà. Kết hợp cả hai sẽ giúp bạn kiểm soát an ninh cho cuộc họp một cách tuyệt đối.

Làm cách nào để lấy lại link mời họp sau khi đã đóng cửa sổ cài đặt?

Bạn có thể lấy lại lời mời bất cứ lúc nào bằng cách: vào ứng dụng Zoom -> chọn tab Meetings -> chọn cuộc họp bạn muốn lấy link -> nhấp vào nút Copy Invitation (Sao chép lời mời).

Nâng cấp tài khoản Zoom Pro có lợi ích gì khác ngoài việc bỏ giới hạn 40 phút?

Ngoài việc họp không giới hạn thời gian (lên đến 30 tiếng mỗi cuộc họp), tài khoản Zoom Pro còn có nhiều lợi ích khác như: cho phép số người tham gia lớn hơn (tối đa 100 người), tính năng ghi lại cuộc họp lên đám mây (Cloud Recording), các công cụ quản lý và báo cáo chi tiết hơn, và nhiều tính năng nâng cao khác.

Xem thêm: